Jaarlijks kan aan een initiatiefnemer een gebruikstoelage verstrekt worden voor een project waarvoor hij een principieel akkoord heeft verkregen in het kader van de alternatieve financiering. Een gebruikstoelage voor een project kan maximum 20 opeenvolgende jaren verleend worden.
Ten vroegste één jaar na de datum van het bevel van aanvang der werken of het plaatsen van de bestelling kan een eerste aanvraag voor een gebruikstoelage ingediend worden. Telkens één jaar later, en dit gedurende 19 opeenvolgende jaren, kan dan een volgende gebruikstoelage aangevraagd worden.
Tijdens de bouwfase wordt, telkens de initiatiefnemer een gebruikstoelage aanvraagt, een grondige controle uitgevoerd door de ambtenaren van het VIPA en van de functionele agentschappen, om na te gaan of het project gerealiseerd wordt volgens de geldende functionele en bouwtechnische normen en of het conform blijft met het verleende principieel akkoord en met de eventueel toegestane wijzigingen erop. Hierbij wordt dus zowel een financieel en een bouwtechnisch advies (bij het VIPA) als een functioneel advies (bij de functionele agentschappen) ingewonnen.
Het berekende bedrag van de gebruikstoelage wordt vervolgens vastgelegd en betekend. Het bedrag wordt vereffend als het bewijs is geleverd dat de werken gedurende het afgelopen jaar effectief gevorderd zijn en als het project beantwoordt aan alle binnen de toepasselijke regelgeving en in het verleende principieel akkoord gestelde vereisten.
Na realisatie van de infrastructuur wordt er een grondige controle van alle eindafrekeningen en “as-built”-plannen doorgevoerd om na te gaan of het project finaal gerealiseerd is volgens de geldende functionele en bouwtechnische normen en of het gebouwd conform is aan het verleende principieel akkoord en de eventueel toegestane wijzigingen erop.
Vanaf de ingebruikname van de werken of leveringen worden de jaarlijkse aanvragen tot gebruikstoelage getoetst aan gebruiksnormen.
Het basisbedrag voor de berekening van de gebruikstoelage komt overeen met de investeringssubsidies zoals ze bepaald werden in de VIPA-sectorbesluiten voor de drie sectoren waarop de alternatieve financiering van toepassing is. Het uiteindelijke bedrag aan gebruikstoelagen wordt bepaald door een vaste coëfficiënt toe te passen op het basisbedrag. De coëfficiënt houdt rekening met het twintigste deel van het basisbedrag en met een vaste rentevoet.
Het basisbedrag en de coëfficiënt die van toepassing zijn voor een project, worden bepaald op de datum van het bevel van aanvang der werken of het plaatsen van de bestelling.
De coëfficiënt wordt jaarlijks door de Vlaamse minister in de loop van de maand december bepaald en wordt berekend op basis van de volgende formule:
R
Coëfficiënt = -------------------- met R = referentierentevoet
1 – (1 / (1 + R))20
De referentierentevoet wordt jaarlijks in december aangeleverd door het beleidsdomein Financiën en Begroting op basis van een 10-jarige OLO en stemt overeen met het rekenkundige gemiddelde van de noteringen tijdens de periode 1 september tot en met 30 november, verhoogd met 15 basispunten.